Zes criteria voor een gezond ontwerp klimaat

27 juni 2016
Categorie: Opinie

Wie heeft de grootste invloed op de prestaties van een schip? Is dat een kapitein die de koers uitzet? Is dat een stuurman die de scherpst mogelijke koers vaart? Of is het een machinist die zorgt voor een optimaal motorvermogen?

Geen van drieën . . . 

Het is de ontwerper van een schip die de prestaties het meest kan beïnvloeden.

Bouwers shutterstock_485670487

Bouwer-uitvoerder én architect-ontwerper?

Wanneer management en teams prestaties substantieel willen verbeteren is het logisch om kennis en vaardigheden te leren die nodig zijn voor een goed organisatieontwerp. De systeemaanpak is zo’n methode. De meeste managers (en medewerkers) zien zichzelf niet als ontwerpers van organisatiesystemen, ze zijn eerder ‘bouwers’ dan architecten. We weten inmiddels dat een rationele- en logische aanpak van ‘bouwers’ hooguit kan leiden tot meer effectiviteit. Deze aanpak leidt niet tot innovatieve doorbraken en cultuurverandering. Voor een dergelijke transformatie zijn om-denken en andere creatieve vaardigheden nodig.

Lang is gedacht dat de competenties van bouwen en ontwerpen niet of nauwelijks te verenigen zijn. Het ontwerp van organisatiesystemen was daarom meestal voorbehouden aan specialisten en de top van de organisatie. Dit idee is aan verandering toe. Hoe zou het zijn als professionals zélf het werk beter laten ‘werken’?

Organisaties hebben de creativiteit van medewerkers hard nodig

Iedereen is creatief als we de juiste omstandigheden creëren. En organisaties hebben de creativiteit van elke medewerker hard nodig.  Moeilijk? Speciale talenten of eigenschappen voor nodig? Kostbaar en tijdrovend? Duurt lang voordat resultaten zichtbaar worden?
Met de systeemaanpak leert ServiceCompany management en teams hoe ze organisatiesystemen kunnen (her)ontwerpen. Ze kunnen voortaan zelf een ontwerpproces doorlopen en doorbraken realiseren. Dat is ons idee van duurzaam veranderen.

Zes criteria voor een gezond ontwerp klimaat

check list shutterstock_403222465Wanneer we binnen organisaties ruimte maken voor experimenten bedoelen we niet: even een ander ‘harkje’ tekenen of laat duizend bloemen bloeien. Onze aanpak is een afgewogen mix van experimenten waarbij medewerkers klanten slimmer, beter en sneller bedienen. Tegelijkertijd zijn staf en management bezig met het optimaliseren van systeemcondities.

We hanteren zes eenvoudige spelregels die in de praktijk een flinke uitdaging zijn.

1 Iedereen doet mee
Innovatieve ideeën krijgen pas duurzaam vorm wanneer het gehele organisatiesysteem een actieve bijdrage levert aan het experiment en meehelpt met de ontwikkeling van prototype tot eindproduct. We willen dat er een gezonde buzz, een open en nieuwsgierige houding en een sfeer van optimisme ontstaat. Van iedereen, van directeur tot jongste bediende, wordt een bijdrage verwacht om een idee te perfectioneren.

2 Professionals lopen voorop
Professionals hebben de meeste klantcontacten. Ze ervaren direct de gevolgen van veranderende omstandigheden (nieuwe technologieën, andere klantbehoeften, strategische keuzes als fuseren of bezuinigen) Ze zijn daarom bij uitstek geschikt om de respons van klanten te testen en zijn ook het meest gemotiveerd om dit te doen.

3 Het resultaat is vooraf niet bekend
Een experimentele aanpak heeft geen vooropgezette uitkomst. Of een idee goed is en het gewenste resultaat zal opleveren hangt niet af van de positie en status van de ideegever.

4 Waar we energie van krijgen zitten we goed
Ideeën die onmiddellijk een natuurlijk enthousiasme oproepen zijn de moeite waard. Deelnemers uit het veranderteam moeten op voorhand bereid zijn om zelf actie te ondernemen (hoe gering ook) voordat ze verder worden uitgewerkt.

5 Leiders die inspireren en faciliteren
Er is niets zo dodelijk voor een innovatietraject als ondoordachte uitspraken of acties van topmanagers en bestuurders. Toch heb ik al heel wat trajecten zien stranden doordat leiders niet goed weten wat ze er mee ‘aanmoeten’. Een transformatieopgave vraagt andere vaardigheden dan commanderen, controleren en risico ’s  mijden. Een ontwerp team vraagt verzorging, ondersteuning en enthousiaste medewerking wil een pril idee tot volle wasdom komen. Leiders zullen de teugels moeten laten vieren, inspireren en faciliteren.

6 De bedoeling is duidelijk, zichtbaar en meetbaar
De visie, uitdaging en eerstvolgende doeltoestand zijn zodanig geformuleerd dat iedereen binnen de organisatie een duidelijk beeld heeft van de richting. Er is een duidelijke lijn waardoor acties van vandaag en volgende week kunnen worden gerelateerd aan de doelen over vijf of tien jaar. Het ontwerp team beschikt over prestatiemetingen die laten zien of experimenten succesvol zijn of niet. Het team legt op gezette tijden verantwoording af en heeft geen behoefte aan constante bewaking en goedkeuring.

Met een nieuw organisatieontwerp écht een verschil maken?

Wanneer u de werking van uw organisatie fundamenteel wilt verbeteren, dan is de systeemaanpak een methode die u kan helpen. We leren management en teams hoe ze het organisatie ontwerp kunnen richten op de klant. Wilt u hier meer over weten? Nodig me uit. Ik spreek u graag.

SC op Twitter