Praktijkcase: If you want people to do a good job …

16 september 2014
Categorie: Nieuws

Give them a good job to do …..

Deze uitspraak van Frederick Herzberg typeert de omslag die op dit moment plaatsvindt bij de afdeling Wonen van woningcorporatie Het Gooi en Omstreken. Met de helft van de mensen, betere prestaties leveren en dit met dezelfde middelen? Kan dat? We gaan in gesprek met verhuur-makelaar Walter Roest over de nieuwe manier van werken.

succesvol team shutterstock_583591831

Walter Roest: “We zijn twee jaar geleden begonnen met een reorganisatie en hierbij zijn we samen met ServiceCompany zelf na gaan denken hoe we efficiënter kunnen werken. We hebben ervoor gekozen om alles-in-één-functies te creëren.

Was het mutatieproces voorheen in stukken opgeknipt en werd het door meerdere personen gedaan, nu doet één persoon het hele proces; van opname met de vertrekkende bewoner, het opknappen van de woning tot de advertentie en de oplevering aan de nieuwe huurder.

Alleen de extreme woningen, waarbij alles na een mutatie moet worden gerenoveerd, worden door meerdere personen samen met externe partijen opgepakt. In de praktijk blijkt dit veel beter te werken”.

Zelf aan de slag om IT weer te laten werken

“Tijdens de reorganisatie ben ik mij persoonlijk ook gaan bemoeien met de automatisering van het proces. Omdat ik voorheen in de buitendienst zat, had ik met slechts een klein deel van de automatisering te maken. Nu kreeg ik te maken met het hele mutatieproces. Ik kwam er achter dat de IT-oplossing die wij gebruiken er 10 jaar geleden is neergezet maar dat er daarna nooit meer iets mee is gebeurd. Wel werd er als gevolg van verandering van procedures steeds omslachtiger mee gewerkt. Zo duurde het uitprinten van een huurcontract een kwartier en werden er diverse documenten aangemaakt waar we niets (meer) mee deden of anders mee om gingen. Ik ging er mee aan de slag en dacht: ‘Zo ga ik er niet mee werken’. Ik ben een praktijkmens en computerfanaat. Bij mij moet het wel direct werken”.

Wat blijkt na onderzoek? Bestaande IT werkt prima !

imageVoordeel van de reorganisatie was dat we niet meer vast hingen aan het oude. We zijn vanaf nul begonnen. Daarna hebben de hulp van een IT-consultant gevraagd en hebben als uitgangspunt genomen dat het programma alles moet kunnen wat wij willen. En het gekke is: dat kan ook gewoon. De module op zich werkt prima. We zijn er alleen nu op een andere manier mee gaan werken en maken ook gebruik van de nieuwe mogelijkheden. We slaan nu ook hele stukken over en hebben voorheen losstaande onderdelen gekoppeld.

We hebben nu denk ik een huurcontract waar veel corporaties jaloers op zijn. Met één druk op de knop rolt deze er uit en we hoeven niets meer te wijzigen of aan te vullen. Dit geldt ook voor zaken als SEPA machtiging, warmtewet, woonvergunningen, complexafhankelijke en zelfs VHE-afhankelijke documenten. Zelfs checken of alles wel (goed) is aangemaakt hoeft niet meer omdat we daar van te voren goed over hebben nagedacht. Het kost ons allemaal nu veel minder tijd”.

“Het loopt zelfs zo gesmeerd dat ik tijd heb om nieuwe dingen te ontwikkelen. Zo gaan we ook met andere systemen aan de slag om daar ook een optimalisatie-slag te maken. Ik ben blij dat we helemaal opnieuw zijn begonnen. En daarbij is mijn advies: kijk naar automatisering hoe het werkt voor jou i.p.v. andersom”.

Over de auteur

Walter Roest werkt samen met zijn collega ’s van woningcorporatie Het Gooi en Omstreken met de systeemaanpak aan de continue verbetering van prestaties. Management en medewerkers hebben naast het dagelijkse werk met klanten tijd voor structurele verbetertrajecten. De resultaten en het enthousiasme van het team zijn aanstekelijk en een voorbeeld voor andere dienstverleners. Een bezoek om met eigen ogen te zien hoe het ‘werkt’ is een absolute aanrader!

Klant aan het woord

Klant aan het woord

ServiceCompany werkt samen met haar klanten aan betere service tegen lagere kosten. Wij stimuleren onze klanten om ideeën te delen met anderen zodat ze groeien en ontwikkelen. In de rubriek klant aan het woord vertellen onze klanten over ervaringen, resultaten en de impact op medewerkers en klanten.
Klant aan het woord

Latest posts by Klant aan het woord (bekijk alle berichten)

SC op Twitter